Sneller leveren met lagere voorraden

Dat voorraad werkkapitaal bezet houdt is u bekend. Dat u, zeker nu, uw cash hard nodig heeft zult u wel gemerkt hebben. Vaak zit er nog heel wat vast in voorraden of wachttijden. Denk aan aanbetalingen, productietijd, contractkosten, en de voorraden die onderweg zijn. Zolang u de spullen niet aan kunt bieden aan uw klant, kunt u er geen geld aan verdienen.

Nou zijn er allerlei slimmigheden om voorraden te verlagen. Maar u zou geen heldere ondernemer zijn als u niet allang doorhad dat dat niet zomaar geld oplevert. Alles wat er nu teveel ligt is misschien weinig meer waard. Een groot deel van voorraadreducties wordt uiteindelijk pijnlijk zichtbaar in de kolom ‘afschrijvingen’ van uw administratie.

Het doel van voorraad reduceren is gelukkig niet alleen kosten vrijmaken. Het is vooral bedoeld om sneller geld te kunnen verdienen en daarbij niet meer in dezelfde cash-spagaat te komen als weleer. Het sneller geld verdienen zit hem puur in het feit dat uw uitgegeven euro sneller omgezet wordt in inkomsten. Een betere ROI dus, of, in voorraadtermen, een hogere voorraad ‘turn’.

Hoe gaat dit in z’n werk? Met lagere voorraden beter kunnen leveren vraagt hoe dan ook om: vaker bestellen. “Ze zien me aankomen”, zult u denken, “de levertijd is 8 weken, wat heb ik aan vaker dan 8 weken bestellen?”. Een begrijpelijke reactie. U ziet dan echter wel iets belangrijks over het hoofd. De levertijd is iets anders dan de leverfrequentie. Aan de levertijd is vaak weinig te doen. Een leverancier zit nou eenmaal verweg en het transport gaat nou eenmaal niet supersnel als het betaalbaar moet blijven. De leverfrequentie is gelukkig wel in uw hand. Laten we eens kijken wat u daarmee kunt winnen.

Als uw leveranciers bereid zijn vaker te leveren, waarschijnlijk zijn ze toch wekelijks in de buurt, kunt u vaker bestellen. U bestelt dan bijvoorbeeld wekelijks kleinere hoeveelheden inplaats van eens in de 2 maanden de grote bulk. Natuurlijk moet u nog steeds inschatten wat u over 2 maanden nodig heeft, inverband met de levertijd. De kans dat u met teveel voorraad blijft zitten wordt aanzienlijk kleiner, omdat er wekelijks nieuwe leveringen komen. Omdat u minder bestelt per keer, kan de voorraad ook veel lager blijven. Tegelijkertijd hoeft een klant, in het onfortuinlijke geval van stock-out, maar één week te wachten in plaats van 2 maanden.

Is dat dan allemaal niet veel kostbaarder? De grote vrees hier is dat bestelkosten en transportkosten stijgen. Wat bestelkosten betreft vraag ik me af of u werkelijk meer kosten maakt als u vaker besteld. U zult misschien meer ‘gedoe’ opleggen bij medewerkers. Als u een groot assortiment hebt kunnen simpele automatiseringsmiddelen, die u waarschijnlijk al in huis hebt, dit prima faciliteren. Ik heb nog niet meegemaakt dat er extra inkopers bijmoesten omdat er vaker besteld werd.
Wat de transportkosten betreft is het ook maar de vraag of die stijgen. Vraag maar eens aan de belangrijkste leveranciers hoe vaak ze leveren en hoe vaak ze langs uw bedrijf rijden. Vaak vaker dan dat u besteld. Tegenwoordig maken logistiek dienstverleners er een sport van om ladingen te consolideren, om zo slim te bundelen en verschillende leveringen in één vracht te krijgen. Zo hoeft de klant niet te wachten en hebben zij toch het volume voordeel.
Er zal hooguit wat meer ‘gedoe’ zijn bij uw intake, maar ga eens na hoeveel lager uw voorraad kan zijn. In het voorbeeld waarbij we van 2 maanden naar 1 week gaan, kan uw voorraad bijna 8, acht, keer lager worden zonder dat u daarbij risico’s loopt op voorraadterkorten. Is dat iets meer ‘gedoe’ u waard?