De KPI's van uw auto

(Dit artikel is gepubliceerd in de Delft Ingtegraal no4, 2008)

Wat doet een werktuigbouwkundig ingenieur op de afdeling Bedrijfskunde van de Hogeschool Rotterdam? Wat kan een werktuigbouwkundig ingenieur je vertellen over omzet, winst, werkkapitaal en cash flow?

Ik koos een studie om iets te leren. Iets waarvan ik nog niet al te veel af wist. Werktuigbouwkunde bleek een goede keuze: breed, technisch en veel wiskunde. Andere vakken, daar lees ik wel een boek over, dacht ik. Vooral de wiskunde beviel me, en bleek een bindende factor voor veel vakken te zijn. Veel technische problemen bleken te modelleren volgens het massa-veersysteem, dat dan weer met differentiaalvergelijkingen en integralen werd beslecht. Ik weet nog hoe ik mijn mechanica vakken eindelijk haalden toen me de toepassing van de energiebalans werd uitgelegd. Veel makkelijker dan de methode die me eerst werd aangeleerd.
Dit ‘systeemdenken’ helpt me nog dagelijks in mijn werk, hoewel ik die mechanicasommetjes niet zomaar meer oplos. Ik pas het namelijk toe in bedrijfsprocessen. En dan vooral die processen waar dagelijks geld in uitgegeven of verdiend wordt. In de logistieke wereld komt dat neer op voorraadmanagement, productieprocessen en inkooptactieken. Ik geeft namelijk operationeel management advies in bestellen. En daarin geef ik ook les, vandaar die Hogeschool.

Mijn systeemdiagrammen zijn beslismodellen die direct met de goederenstroom van een bedrijf of goederenketen te maken hebben. Door dit als machientjes te benaderen wordt accountancy zelfs voor ingenieurs begrijpelijk. Bepaalde producten zijn de aandrijving van je omzet, als je dat wil versnellen moet de keten goed geschakeld zijn en het rendement kan omhoog door weerstanden en surplus voldoende weg te regelen. Er is wel een overdrukklep nodig, voor als er piekcapaciteit geleverd moet worden. Zo help ik bedrijven hun key-performance-indicators (KPI’s) als onderdeel van één en hetzelfde machientje te laten zien, en hoe ze op elkaar inspelen. Stel je voor, dan kan je uiteindelijk je bedrijf besturen als ware het een auto. Je kijkt naar het dashboard en ziet je omzet (kilometerstand), je snelheid (ROI of inventory turns), je toerenteller (Operating Expenses) en je brandstofpeil (voorraden). De meeste navigatiesystemen en boardcomputers geven je bovendien een tussenstand van winst, risicomanagement en marktaandeel.

Nou zit er heel wat onder de motorkap, en kan de gemiddelde ANWB monteur de moderne auto niet meer zo makkelijk repareren. Dat is bij bedrijven ook zo, ze hebben allemaal iets unieks en zijn steeds meer geïntegreerd in afspraken en externe factoren. Dan is het juist prettig om in te zien dat je nog steeds maar een paar metertjes nodig hebt om te weten of het goed gaat.
Zo adviserend en docerend leer ik nog dagelijks bij en lees ik nog heel wat boeken en volg ik de kredietcrisesperikelen met interesse. Steeds zoek ik naar het machientje van het proces. Ook in het bedrijfsleven bestaat de perpetuem mobile niet, al dachten veel bankiers en beleggers van wel…

Recessie? Hoge servicegraad!

Opdrogende orderportefeuilles, werknemers met arbeidstijdverkorting, verplichte bijspijkercursussen…, u kunt nu vast sneller leveren dan ooit.

Ga maar na, u komt werk te kort. Elke order die binnenkomt wordt besprongen en gaat razendsnel door het verwerkingsproces. De klant wordt op haar wenken bediend. Nooit waren ze zo tevreden. Ze bestellen dan misschien wat minder, ze blijven in ieder geval.

‘Ja, ja’, hoor ik u denken, ‘was het maar zo mooi’. Weet u eigenlijk wel of dat zo is? De Nederlands industrie heeft eind vorig jaar bijna 23% minder orders dan een jaar eerder (FD, 23-01-09). Is uw capaciteit nu duidelijk toegenomen? Ja, zou ik durven zeggen. De vraag is alleen of deze al goed benut wordt. Wie in deze tijden te laat levert snijdt zichzelf behoorlijk in de vingers. Het is dus noodzaak te weten wat de servicegraad van uw bedrijf is en hoe u deze kunt beïnvloeden.

Als we het orderproces nou eens volgen dan beginnen we bij de order intake, zeg, de Customer Service afdeling. Nu het toch rustig is zou ik zeker eens gaan kijken en vragen hoe lang het tegenwoordig duurt om een klantorder te verwerken. Dat kan al een hoop nieuwe inzichten naar boven halen.
Vervolgens is er natuurlijk de productie, of het magazijn, waar we gaan kijken. Kloppen de werkzaamheden daar, met die van Customer Service? Houden ze dezelfde prioriteiten aan? Weten ze welke klanten op welk product aan het wachten zijn? Je kan het je niet vaak genoeg afvragen. Doe het maar eens.
En dan de inkoop. Natuurlijk moet daar op de centjes gelet worden. Er kunnen nu vertragingen ontstaan omdat inkoop voorzichtiger is geworden en geen voorraadrisico wil nemen. Bedenk dat deze recessie wereldwijd is, en dat uw leveranciers onder evenveel druk staan als uw eigen bedrijf. Uitonderhandelen dus, leveranciers zouden evengoed sneller kunnen leveren, onder gunstigere voorwaarden.

En nu hebben we alleen nog maar naar het order proces gekeken. Wat niet vergeten moet worden is natuurlijk het verkoopapparaat van Marketing en Sales. Weten zij eigenlijk waar ze mee kunnen scoren? Weten ze wat er wel en niet ligt in het magazijn en hoe ze van de rust op de vloer gebruik kunnen maken?

Hoe zorgelijk de tijden mogen lijken, maak juist gebruik van de dip. Door nu de afdelingen goed te laten samenwerken kan er zelfs kapitaal vrij komen en kunnen uw klanten mee profiteren. Cash is King, en Klant is Koning!