Wat plannen we eigenlijk?

Een plan, of het nou om operationele planning, strategische planning of projectplanning gaat, is een mogelijk model van de nog uit te voeren werkelijkheid. Model klinkt eigenlijk te statisch, 'simulatie' zou beter passen. Maar welke werkelijkheid simuleren we eigenlijk met ons plan?

Met een plan besturen we een bedrijfsproces, en om dat proces adequaat te besturen, moeten we het wel eerst goed snappen. Hoeveel invloed hebben we op beslissingen in het proces? Welke middelen, mensen, materialen en machines spelen een rol in de planning? Welk resultaat moet de planning nastreven? Welke prioriteiten moet de planning hanteren? Allemaal belangrijke vragen om het te plannen bedrijfsproces goed te snappen.

Laten we het in een paar stappen opdelen.

1. teken een pijl, een vierkant en nog een pijl. De eerste pijl geeft aan wat het bedrijfsproces nodig heeft en de tweede wat het oplevert. Het vierkant is het bedrijfsproces. Hiermee geef je duidelijk aan om welk bedrijfsproces het gaat.
2. stel je nu voor dat het vierkant het bedrijfsproces is. Dat kan het hele bedrijf zijn, maar ook een onderdeel, afhankelijk van wat er gepland moet worden. Als je de doos opendoet kijk je van bovenaf naar het proces. je ziet informatie, diensten, geld en goederen het bedrijfsproces in komen en informatie, diensten, geld en goederen het bedrijfsproces weer uitgaan. Ook zie je alle tussenstapjes. Maak hier een nieuwe tekening van. Dit wordt een tekening met veel blokjes en pijltjes. Sommige mensen vinden dit lastig, maar volgens mij kan iedereen dit allang. Toen we vroeger op de kleuterschool een verhaal vertelde ging dat van 'En toen- te toen- en toen- en toen', als je zo je proces uitlegt, en bij elke 'toen' een blokje tekent en bij elke 'en' en pijltje, dan kom je al een heel eind.
3. geef per stapje aan welke producten, diensten, mensen of informatie nodig is en welke informatie, producten, diensten door dat stapje gemaakt worden. Een mogelijkheid is dat er met verschillende kleuren of diktes van pijltjes gewerkt wordt, dan wordt het makkelijk leesbaar. Dus een dikke pijl voor producten, een dunne voor informatie, enz.
4. geef per stapje aan wie verantwoordelijk is voor die stap. Dat betekent dus ook voor stapje als 'en dan berekent de computer hoeveel uren er nodig zijn..', dan is 'de computer' niet verantwoordelijk, maar iemand in het bedrijf die bepaald wat en hoe die computer iets uitrekent.
5. geef voor elk stapje en elk pijltje aan hoe lang iets duurt of mag duren, wat de restricties en bandbreedtes zijn van doorlooptijden, machines, beladingen, vulgraden, enzovoort.

Nu is er een heleboel informatie verzameld en in kaart gebracht over het te plannen proces. We kunnen er wat vragen over gaan stellen.
1. vanaf welk stapje in het proces komt de informatie van de klant? Is dat pas aan het einde, of al heel vroeg in het proces? (hiermee bepaal je het klant-order-ontkoppelpunt of het Klant-contact-ontkoppelpunt)
2. welke vorm heeft de dienst of het product dat voortgebracht wordt. Wordt van 1 grondstof veel verschillende soorten eindprocuten gemaakt (divergerend), of wordt allerlei informatie samengevoegd tot een dienst (convergerend), zijn het maar enkele grondstoffen die tot maar enkele eindproduten omgezet worden (I-vormig proces) of is het een mix? (X-vormig proces.
3. wat voor variatie volume mix geldt er voor mijn proces? Is er veel variatie en een laag volume, of andersom? Allebei laag of allebei hoog kan ook, maar is vaak geen goed teken voor het bedrijfsproces.

We hebben nog niks gepland, gelukkig maar, want we beginnen nu pas een beetje te begrijpen waarom we moeten plannen.

plannen of beslissen

Wat is het verschil tussen plannen en beslissen? Een plan is een model van een mogelijke toekomst. Het geeft informatie voor besluitvorming, maar is zelf geen besluit. Er worden natuurlijk wel keuzes gemaakt in de planning, laten we die dan voorwaarden of aannamen noemen. Als er 12 klantorders zijn over 5 weken en je hebt die week maar capaciteit om er 10 te verwerken, dan moet je in de planning een keuze maken welke klantorder voor gaat en welke moet wachten, of een keuze over het inhuren van extra capaciteit, of een keuze om werk naar voren te schuiven. Als we het over déze week zouden hebben, dan kunnen we ons afvragen of er wel genoeg tijd is om dit soort keuzes te maken.

Onder plannen versta ik: toekomst modelleren. Komt de toekomst dichterbij, dan valt er heel wat minder te schuiven en te boetseren. Er moeten dan beslissingen genomen worden. En dat valt in mijn planningswoordenboek onder 'beslissen'.

Als je je planningsoverzicht ziet als een lange bak zand. Links is vandaag, en hoe verder je naar rechts gaat, hoe verder in de toekomst je kijkt. Wat je wil plannen, productie-aantallen, medewerkers, materieel, transporteenheden, zijn de taartvormpjes die je wel in zandbakken tegen kan komen. Je kan de taartvormpjes in deze zandbak overal zetten en als het niet goed staat, kan je het weer verplaatsten of weghalen. Je moet er wel rekening mee houden dat er, naarmate je verder naar links gaat, de samenstelling van het zand verandert. Er komt water bij, en er komt, nog verder naar links, cement bij, en helemaal naar links grind. Het wordt daardoor steeds lastiger om de taartvormpjes netjes los te krijgen en te verplaatsen. Helemaal links moet je het helemaal losbikken, de schade herstellen en weer vastplakken op een andere plek.

Het idee is nu wel duidelijk: hoe dichter bij het nu, hoe minder er valt te plannen. Toch zijn veel processen onderhevig aan 'last-minute'informatie. Klantorders komen vandaag binnen en moeten er vandaag of morgen weer uit, patiënten komen onaangekondigd, klanten veranderen van gedachte, en willen iets later of eerder.

Wat nu? Eerder gaf ik aan vooral niet te gaan veranderen in het plan. Dat heeft wat nuance nodig. Belangrijk is te bepalen vanaf welk moment er niet meer in de planning geschoven gaat worden. Als het de werkelijkheid anders blijkt dan de planning, dan moet dat uit de rapportages blijken, maar het plan blijft het plan. Het planproces kan alleen maar beter worden als er een terugkoppeling komt van de werkelijkheid ten opzichte van het oorspronkelijke plan.
Om te voorkomen dat het een onooglijke puinhoop wordt in de zand-/betonbak, moet je andere maatregelen inzetten.

Als de aard van het proces is dat er op het laatste moment pas belangrijk informatie over capcaiteit of vraag beschikbaar is, dan moet het 'planningsproces' faciliteren in een systematische vorm van beslissen. Dat kan met beslisbomen. Beslisbomen kunnen heel mathematisch opgebouwd worden. Ik zou, net als bij de planning, altijd goed nadenken over de financiële gevolgen van beslissingen. Toch kan het opstellen van een beslisboom er heel logisch uit zien. De logica is niet voor niets een onderdeel van de wiskunde.