En plan is een plan is een plan
We plannen heel wat af met z'n allen. Projectplannen, verbeterplannen, kabinetsplannen, productieplannen, zorgplannen, onderwijsplannen, etc. Meestal plannen we mooie ideeën en proberen we die in realiseerbare acties om te zetten. Tijdens het plannen sneuvelt er dan het een en ander. Meestal de mooie ideeën. Realiseerbaar betekent in veel gevallen 'niet te duur', 'wel een beetje snel', 'niet te ingewikkeld' en 'dat iedereen het zo'n beetje goed vindt dat het zo gaat gebeuren'.
Een goede voorbereiding is het halve werk en de planning is daar een onderdeel van. Voor ik inga op de tijd die in een planning gaat zitten wil ik eerst een belangrijk onderscheid maken in 2 soorten van planning: operationele planning en projectplanning. We beginnen met de laatste.
De projectplanning mag veel tijd kosten. Mag? Moet!, er wordt iets unieks neergezet, er wordt samengewerkt met verschillende mensen die niet eerder samenwerkte, er wordt gewerkt op een plek waar niet eerder gewerkt is aan dit plan. Projectplanningen vragen veel voorbereiding en moeten, tijdens de uitvoer van het project, zorgvuldig onderhouden worden. Niet veranderen - dat zou 'planningsfraude' zijn - maar verfijnen: de planning is in het begin grof, en alleen het eerste deel van de uitvoering is tot in detail te plannen. Naarmate het project vordert, kunnen de overige grove planningen verfijnd worden.
Wat is hier belangrijk?
1. het plan is nog niet af als het project begint
2. het plan wordt verfijnd, niet aangepast.
3. het doel van de planning is het gewenste idee (= kwaliteit) binnen een aceptabele tijd en toegankelijk budget te realiseren.
Een voorbeeld:
wij gaan onze keuken verbouwen en hebben daar verschillende ideeën over. De ideeën bespreken we en we besluiten wanneer de keuken ongeveer klaar moet zijn. Dan nemen we door welke stappen we moeten ondernemen om tot een verbouwde keuken te komen. Dan hebben we een grof beeld van de planning en weten we dat we vandaag nog op zoek moeten gaan naar onderdelen voor de noodkeuken, die we eerst gaan bouwen. We zijn dan al met de uitvoering begonnen. De stappen die we moeten zetten hebben we in een logische volgorde gezet. Omdat we nog geen ontwerp hebben en nog niet weten wat we allemaal zelf gaan doen of wat we laten doen, hebben we het plan nog niet verder verfijnd.
Waarom we, liever, niets veranderen vertel ik een andere keer.
Dan de andere planning, de operationele planning. Met deze planning plannen we processen die vaker voorkomen, op dezelfde plekken, met dezelfde mensen en dezelfde eisen. Eerste vraag die op kan borrelen bij het lezen van zoveel 'dezelfde' is "waarom dan nog plannen?" Dat is dan gelijk ook een belangrijke vraag. Wat is het doel van operationeel plannen? Andere vraag: Hoe lang duurt zo'n operationele planning? En de laatste vraag: is de operationele planning ooit af? Eerst beantwoord ik de nog niet gestelde vraag: waar wordt er operationeel gepland? In het onderwijs (lesroosters), in de productie en handel (inkoop en capaciteitsplanning) in de zorg (personeelsplanning) en in de horeca (personeelsplanning) en ongeveer overal (financiële planning)
Wat is hier belangrijk?
1. Het doel van operationeel plannen is het afstemmen van vraag en aanbod binnen het te plannen proces
2. Operationeel plannen kan binnen een seconde gebeuren of enkele dagen in beslag nemen. De opbouw en het onderhoud van een operationeel planproces kost 1 tot enkele maanden.
3. Een operationeel plan is vaak af en wordt altijd weer opnieuw gemaakt.
Een voorbeeld:
Elke week nemen we thuis de komende week met elkaar door. Wie haalt de kinderen? Wie kookt er? Wie is er wanneer niet? En wat eten we? Aan de hand daarvan maken we een boodschappenlijstje, een weekmenu en regelen we oppas. Zelfde mensen, zelfde huis, zelfde dagen van de week, zelfde oppas, toch steeds plannen. Het duurt ongeveer 20 minuten en het blijft dan de hele week op het prikbord hangen, tot de volgende planning gemaakt wordt.
Wat hebben projectplanning en operationeel plannen met elkaar gemeen? Het is een plan, een mogelijk model van de nog uit te voeren werkelijkheid. Blijkt de werkelijkheid anders te zijn, verander dan het plan niet, maar de manier waarop gepland wordt. In het stappenplan 'het opbouwen van een planningsproces' hoort dus een terugkoppeling vanuit het resultaat. En als het resultaat niet lijkt op ons mooie idee: had dit resultaat ook een mooi idee kunnen zijn?
Een goede voorbereiding is het halve werk en de planning is daar een onderdeel van. Voor ik inga op de tijd die in een planning gaat zitten wil ik eerst een belangrijk onderscheid maken in 2 soorten van planning: operationele planning en projectplanning. We beginnen met de laatste.
De projectplanning mag veel tijd kosten. Mag? Moet!, er wordt iets unieks neergezet, er wordt samengewerkt met verschillende mensen die niet eerder samenwerkte, er wordt gewerkt op een plek waar niet eerder gewerkt is aan dit plan. Projectplanningen vragen veel voorbereiding en moeten, tijdens de uitvoer van het project, zorgvuldig onderhouden worden. Niet veranderen - dat zou 'planningsfraude' zijn - maar verfijnen: de planning is in het begin grof, en alleen het eerste deel van de uitvoering is tot in detail te plannen. Naarmate het project vordert, kunnen de overige grove planningen verfijnd worden.
Wat is hier belangrijk?
1. het plan is nog niet af als het project begint
2. het plan wordt verfijnd, niet aangepast.
3. het doel van de planning is het gewenste idee (= kwaliteit) binnen een aceptabele tijd en toegankelijk budget te realiseren.
Een voorbeeld:
wij gaan onze keuken verbouwen en hebben daar verschillende ideeën over. De ideeën bespreken we en we besluiten wanneer de keuken ongeveer klaar moet zijn. Dan nemen we door welke stappen we moeten ondernemen om tot een verbouwde keuken te komen. Dan hebben we een grof beeld van de planning en weten we dat we vandaag nog op zoek moeten gaan naar onderdelen voor de noodkeuken, die we eerst gaan bouwen. We zijn dan al met de uitvoering begonnen. De stappen die we moeten zetten hebben we in een logische volgorde gezet. Omdat we nog geen ontwerp hebben en nog niet weten wat we allemaal zelf gaan doen of wat we laten doen, hebben we het plan nog niet verder verfijnd.
Waarom we, liever, niets veranderen vertel ik een andere keer.
Dan de andere planning, de operationele planning. Met deze planning plannen we processen die vaker voorkomen, op dezelfde plekken, met dezelfde mensen en dezelfde eisen. Eerste vraag die op kan borrelen bij het lezen van zoveel 'dezelfde' is "waarom dan nog plannen?" Dat is dan gelijk ook een belangrijke vraag. Wat is het doel van operationeel plannen? Andere vraag: Hoe lang duurt zo'n operationele planning? En de laatste vraag: is de operationele planning ooit af? Eerst beantwoord ik de nog niet gestelde vraag: waar wordt er operationeel gepland? In het onderwijs (lesroosters), in de productie en handel (inkoop en capaciteitsplanning) in de zorg (personeelsplanning) en in de horeca (personeelsplanning) en ongeveer overal (financiële planning)
Wat is hier belangrijk?
1. Het doel van operationeel plannen is het afstemmen van vraag en aanbod binnen het te plannen proces
2. Operationeel plannen kan binnen een seconde gebeuren of enkele dagen in beslag nemen. De opbouw en het onderhoud van een operationeel planproces kost 1 tot enkele maanden.
3. Een operationeel plan is vaak af en wordt altijd weer opnieuw gemaakt.
Een voorbeeld:
Elke week nemen we thuis de komende week met elkaar door. Wie haalt de kinderen? Wie kookt er? Wie is er wanneer niet? En wat eten we? Aan de hand daarvan maken we een boodschappenlijstje, een weekmenu en regelen we oppas. Zelfde mensen, zelfde huis, zelfde dagen van de week, zelfde oppas, toch steeds plannen. Het duurt ongeveer 20 minuten en het blijft dan de hele week op het prikbord hangen, tot de volgende planning gemaakt wordt.
Wat hebben projectplanning en operationeel plannen met elkaar gemeen? Het is een plan, een mogelijk model van de nog uit te voeren werkelijkheid. Blijkt de werkelijkheid anders te zijn, verander dan het plan niet, maar de manier waarop gepland wordt. In het stappenplan 'het opbouwen van een planningsproces' hoort dus een terugkoppeling vanuit het resultaat. En als het resultaat niet lijkt op ons mooie idee: had dit resultaat ook een mooi idee kunnen zijn?
Labels: operationele planning, plan, planning, project planning